Home Office – Die wichtigsten Fragen und Antworten zur Arbeit zu Hause

Wo arbeiten Sie heute? – Home Office und mobiles Arbeiten

Moderne Arbeitsformen wie Home Office, Co-Working Spaces, Desk Sharing oder mobiles Arbeiten sind im Trend und ein wichtiger Attraktivitätsfaktor für Arbeitgeberinnen. Diese neuen Arbeitsformen bieten den Arbeitnehmern viele Freiheiten und tragen dadurch viel zur Mitarbeitermotivation bei. Sie ermöglichen zudem die Rückkehr in den Arbeitsprozess von Arbeitnehmerinnen und Arbeitnehmern, welche nicht zu fixen Zeiten im Betrieb sein können (z.B. Mütter und Väter von betreuungsbedürftigen Kindern). Diese Freiheit und Flexibilität bedeutet auf beiden Seiten eine Herausforderung. Für eine erfolgreiche und zufriedenstellende Umsetzung gilt es einige Punkte zu beachten, welche unsere Spezialisten im Arbeitsrecht nachfolgend darlegen.

Was ist Home Office und mobiles Arbeiten?

Der Gesetzgeber verwendet die Begriffe Home Office, Co-Working Space, Desk Sharing oder mobiles Arbeiten nicht, weshalb auch entsprechende Definitionen in den Gesetzen dazu fehlen. Die Basis eines Home Offices oder einer anderen flexiblen Arbeitsform ist ein Einzelarbeitsvertrag zwischen einem Arbeitnehmer und einer Arbeitgeberin. Die vier zentralen Merkmale eines Arbeitsvertrages sind (i) die Leistung von Arbeit, (ii) die Eingliederung in eine fremde Arbeitsorganisation, (iii) die Ausgestaltung als Dauerschuldverhältnis und (iv) Entgeltlichkeit der Arbeitsleistung. Die Arbeitserbringung erfolgt bei den flexiblen Arbeitsformen teilweise oder ganz beim Arbeitnehmer zu Hause oder anderen Räumen ausserhalb des Betriebs.

Sowohl das Home Office im engeren Sinn (Arbeitnehmer arbeitet bei sich zu Hause) als auch im weiteren Sinn (Arbeitnehmer arbeitet ausserhalb des Betriebes der Arbeitgeberin) hat sich im Arbeitsalltag von Arbeitnehmern mit IT-basierenden Tätigkeiten durchgesetzt und wird sich in der Zukunft weiter etablieren. Es ist deshalb unabdingbar, dass Arbeitgeberin und Arbeitnehmer umfassend über die Folgen dieser neuen Formen der Arbeitserbringung informiert sind.

Der schwerfällige Gesetzgebungsprozess hinkt der schnellen technologischen Entwicklung sowie den damit verbundenen neuen Möglichkeiten für Home Office oder andere mobile Arbeitsformen hinterher. Dies bringt aber nicht nur Nachteile, sondern auch Vorteile. So geniessen die Arbeitnehmer und Arbeitgeberinnen im Rahmen der aktuell gültigen Rechtslage Flexibilität und können in ihren Verträgen definieren, was sie unter Home Office oder mobilem Arbeiten verstehen, sowie die Rechte und Pflichten der Parteien regeln. So können sie beispielsweise dem Arbeitnehmer ein Recht auf Erbringung der Arbeitsleistung im Home Office einräumen; ein Recht, welches der Arbeitnehmer aus den heute gültigen Gesetzen nicht ableiten kann.

Arbeitsort

Zentrales Merkmal von Home Office und anderen mobilen Arbeitsformen ist, dass der Arbeitnehmer seine Arbeitsleistung nicht in den Räumen der Arbeitgeberin erbringt. Eine zu enge wörtliche Auslegung von „Home Office“ erfasst lediglich Arbeiten am Wohnort des Arbeitnehmers. Für gewisse Tätigkeiten und mit der weiten Verbreitung von IT-basierten Arbeitsmitteln ist diese Auslegung aber zu eng (z.B. Co-Working Spaces, Shared Desks, mobiles Arbeiten). Gerade in Branchen mit wenig persönlichem Kontakt, elektronisch verfügbaren Daten und Arbeitsausführung am Computer oder Telefon kann es die Attraktivität von Arbeitgeberinnen steigern, wenn Home Office als mobiles Arbeiten verstanden wird.

Die Parteien sollten die Freiheiten nutzen und den Arbeitsvertrag nach ihren Bedürfnissen ausgestalten. Die Festlegung des Arbeitsortes ist dabei nur ein Punkt, den es zu beachten gilt. Entscheidend bleibt, dass der Arbeitnehmer am jeweiligen Ort der Arbeitserbringung in die Organisation der Arbeitgeberin eingebunden ist. Die Arbeitgeberin muss den Arbeitnehmer kontrollieren und Weisungen erteilen können.

Die Ausführungen zeigen, dass es für Arbeitgeberinnen und Arbeitnehmer empfehlenswert ist, die gewünschten Arbeitsorte im Arbeitsvertrag festzuhalten. Eine einseitige Anordnung von Home Office durch die Arbeitgeberin ist nicht zulässig. Weil die Arbeitgeberin für die Produktivitätsplanung des Unternehmens verantwortlich ist, sollte sie sich vorbehalten, das Home Office oder mobile Arbeiten einseitig widerrufen und den Arbeitnehmer auffordern zu können, seine Arbeit wieder im Betrieb zu erbringen.

Arbeitszeit und -pensum

Das Arbeitsgesetz legt die wöchentliche Maximalarbeitszeit für das Büropersonal grundsätzlich bei 45 Stunden fest. Je nach täglicher Arbeitszeit hat die Arbeitgeberin Pausen zwischen 15 Minuten und einer Stunde zu gewähren. Nachtarbeit (23 Uhr bis 6 Uhr) sowie Sonntagsarbeit sind bewilligungspflichtig. Für die Arbeitsleistung werktags, d.h. von Montag bis Samstag, zwischen 6 Uhr und 23 Uhr bedarf es keiner Bewilligung.

Wie bei der normalen Arbeitserbringungen im Betrieb ist beim Home Office oder anderen mobilen Arbeitsformen die Arbeitszeit zu erfassen. Dazu hat die Arbeitgeberin geeignete Mittel zur Verfügung zu stellen. Genauso gelten die vorgenannten Vorschriften zu Arbeits- und Ruhezeiten, d.h. auch im Home Office ist Arbeiten in der Nacht sowie am Sonntag ohne entsprechende Bewilligung verboten. Im gesetzlichen Rahmen können Arbeitnehmer und Arbeitgeberin Vereinbarungen treffen, die dem Arbeitnehmer eine mehr oder weniger flexible Gestaltung der Arbeitszeit erlauben. Da jede Form von mobilem Arbeiten ein besonderes Mass an Vertrauen zwischen den Parteien verlangt, ist eine flexible Arbeitszeitgestaltung zur optimalen Nutzung der mobilen Arbeitsorte sinnvoll.

Kann oder soll der Arbeitnehmer gewisse Arbeiten nicht im Home Office oder Co-Working Space erledigen, ist dies bei der Festlegung der Arbeitszeiten sowie dem Pensum für mobiles Arbeiten zu berücksichtigen. Nicht in jedem Fall lassen sich die im Betrieb zu erbringenden Arbeiten bereits bei der Einstellung oder dem Abschluss einer Vereinbarung zum mobilen Arbeiten festlegen. Aus diesem Grund ist das Pensum für mobile Arbeiten flexibel auszugestalten, so dass die Arbeitgeberin dem Arbeitnehmer z.B. ein Pensum von maximal 80 % Home Office zugesteht, sich aber vorbehält, dieses im Rahmen ihres Bedarfs mittels Weisung zu konkretisieren.

Besondere Herausforderungen stellen sich bei Arbeitnehmern mit Wohnsitz im EU/EFTA Raum, welche an ihrem Wohnsitz oder im Wohnsitzstaat arbeiten. In solchen Fällen ist das Arbeitspensum am Wohnsitz auf maximal 25 % zu beschränken (mehr dazu unten).

Infrastruktur / Kostenregelung

Für den Arbeitsplatz im Betrieb muss die Arbeitgeberin die Arbeitsgeräte zur Verfügung stellen. Dasselbe gilt im Grundsatz auch für das Home Office und andere Formen des mobilen Arbeitens. Jedoch können Arbeitgeberin und Arbeitnehmer vereinbaren, dass der Arbeitnehmer die Arbeitsgeräte für den auswärtigen Arbeitsplatz auf eigene Kosten anschafft. Eine einseitige Anordnung der Arbeitgeberin zur Beschaffung der Arbeitsgeräte ist nicht zulässig.

Beschafft der Arbeitnehmer die Arbeitsgeräte für seinen auswärtigen Arbeitsplatz selbst, so ist er von der Arbeitnehmerin dafür mangels anderer Vereinbarung angemessen zu entschädigen. Doch welche Entschädigung ist angemessen? Die Arbeitgeberin hat die Beschaffungskosten für Geräte, die ausschliesslich für das mobile Arbeiten angeschafft wurden, vollständig zu ersetzen. Besitzt der Arbeitnehmer bereits alle notwendigen Geräte, so ist er für die Nutzung unter Berücksichtigung verschiedener Kriterien wie Dauer der geschäftlichen Nutzung und Marktpreis zu entschädigen. Pauschalen für die Benutzung des Home Offices sind sehr praktikabel, bergen aber immer eine gewisse Unschärfe. Denkbar ist natürlich auch eine Kombination von Kostenersatz für einmalige Anschaffungen wie z.B. Computer und Drucker und einer monatlichen Pauschale für den benutzten Raum. Letztes Jahr hat das Bundesgericht entschieden, dass im Falle eines Home Offices ohne Arbeitsplatz im Betrieb der Arbeitgeberin eine Entschädigung für den vom Arbeitnehmer zur Verfügung gestellten Raum geschuldet ist. Ähnlich wäre wohl auch die Situation zu beurteilen, wenn dem Arbeitnehmer nur zeitweise ein Arbeitsplatz im Betrieb zur Verfügung steht (z.B. Desk Sharing). Solche Aufwendungen sind dann aus Sicht der Arbeitgeberin als berufsnotwendig zu beurteilen.

Hat der Arbeitnehmer hingegen einen vollständigen Arbeitsplatz im Betrieb zur Verfügung und arbeitet aus persönlichen Gründen zu Hause, muss sich die Arbeitgeberin nicht an den Kosten beteiligen. Diese Kosten sind aus Sicht der Arbeitgeberin nicht betriebsnotwendig. Zwischen diesen beiden Extremfällen sind viele weitere Fälle denkbar, bei welchen unter Umständen eine Kostenbeteiligung der Arbeitgeberin angebracht sein kann.

Ein Vorteil der Nutzung von Geräten des Arbeitnehmers für die Arbeitgeberin liegt neben einer allfälligen Kosteneinsparung darin, dass sie dem Arbeitnehmer vertraut sind. Nachteilig für die Arbeitgeberin ist allerdings, dass sie für diese privaten oder vom Arbeitnehmer speziell angeschafften Geräte kein Verbot der privaten Nutzung anordnen darf. Damit geht ein leicht höheres Risiko für Verletzungen der Geheimhaltung, des Datenschutzes sowie der Datensicherheit, insbesondere aufgrund ungenügender Schutzvorkehrungen des Arbeitnehmers, einher. Da die Arbeitgeberin in der Regel die privaten Geräte des Arbeitnehmers nicht ausstattet und prüft, ist im Arbeitsvertrag eine Zusicherung für die Einhaltung gewisser Mindestsicherheitsstandards (z.B. hinsichtlich Installation und Aktualisierung von Antivirensoftware) und das Vorhandensein sämtlicher Lizenzen einzuholen.

Von den zuvor erwähnten Kosten für Geräte und Material sind die Kosten des Arbeitnehmers für Auslagen sowie Unterhalt für Arbeiten an auswärtigen Orten zu unterscheiden. Diese sind in jedem Fall von der Arbeitgeberin zu ersetzen. Eine abweichende schriftliche Vereinbarung ist unzulässig. Zur Vermeidung von Missverständnissen sollte in der Vereinbarung festgehalten sein, dass es sich beim Home Office um keinen auswärtigen Arbeitsort handelt und demnach auch keine Kosten für den Unterhalt eingefordert werden können.

Unabhängig davon, ob die Arbeitgeberin den Arbeitnehmer auch für Geräte und Material oder nur für die Auslagen entschädigt, ist eine Pauschale im Berufsalltag praktikabler als eine auf Quittungen basierende Abrechnung. Zur Vermeidung von verdeckten Lohnbestandteilen bei der Auslagenrückvergütung ist ein entsprechendes Spesenreglement, welches Pauschalspesen vorsieht, von der kantonalen Steuerverwaltung genehmigen zu lassen.

Gesundheitsschutz

Das Home Office oder der mobile Arbeitsplatz bieten dem Arbeitnehmer und der Arbeitgeberin viel Flexibilität. Mit der grossen Freiheit geht das Risiko einher, dass die Vorschriften des Arbeitsgesetzes missachtet werden. Dies betrifft insbesondere den Gesundheitsschutz. Die Gesundheitsschutzvorschriften sind für alle Arbeitnehmer massgebend, also auch jene, welche aufgrund ihrer höheren leitenden Tätigkeit vom Anwendungsbereich des Arbeitsgesetzes ausgeschlossen sind.

Die Arbeitgeberin ist von Gesetzes wegen verpflichtet, betriebliche Abläufe so zu planen, dass es nicht zur Gesundheitsgefährdung und Überbeanspruchung kommt. Dazu ist bei einer Arbeitsleistung im Betrieb die Unterstützung der Arbeitnehmer notwendig, welche den sicherheitsrelevanten Weisungen Folge leisten und wenn immer möglich auf Gefahrenquellen hinweisen sollten. Dies gilt im Home Office umso mehr. Selbst das Vertrauen in den Arbeitnehmer entbindet die Arbeitgeberin nicht davon, die gesetzlichen Vorgaben im Home Office und anderen mobilen Arbeitsformen umzusetzen, zu überwachen und (falls notwendig) durchzusetzen.

Bei der mehrheitlich sitzend ausgeübten Bürotätigkeit ist es wichtig, dass der auswärtige Arbeitsplatz ergonomisch eingerichtet ist. Die Praxis zeigt, dass dies gerade im Home Office oft nicht der Fall ist. Wie in ihrem Betrieb sollte die Arbeitgeberin die zumutbaren Schutzmassnahmen ergreifen. Dabei gilt: Je grösser die Gefahr für den Arbeitnehmer, desto weniger sind die Kosten oder der Aufwand für die Schutzmassnahmen bei der Feststellung der Verhältnismässigkeit von Bedeutung.

Home Office sowie sämtliche anderen Formen von auswärtigem Arbeiten basieren auf Vertrauen, weshalb die Information und Instruktion der Arbeitnehmer entscheidend ist. Der Arbeitgeberin ist zu empfehlen, sich ein Bild des auswärtigen Arbeitsplatzes zu machen, sei es mit Bildern, Video oder Augenschein. Entscheidend ist, dass der Arbeitsplatz Tageslicht, wenig Lärm, ein gutes Raumklima sowie eine ergonomische Einrichtung hat.

Als Faustregel gilt: Je länger der Arbeitnehmer zu Hause arbeitet, desto mehr sollte sich der Arbeitsplatz dem für den Betrieb geforderten Standard annähern. Hilfreich für die Beurteilung des Arbeitsplatzes sind die Weisungen des Staatssekretariats für Wirtschaft (SECO). Trotz allen Bemühungen lassen sich die idealen Bedingungen nicht an allen mobilen Arbeitsplätzen umsetzen. Dies dürfte beispielsweise im Zug oder Flugzeug eher schwierig sein. An solchen Arbeitsplätzen sind folglich nur einfache Arbeiten zu verrichten.

Um die Gesundheit der Arbeitnehmer zu wahren und das Bewusstsein für die Vorschriften zu schärfen, sind entsprechende Vereinbarungen zwischen Arbeitnehmer und Arbeitgeberin empfehlenswert. Die Praxis hat gezeigt, dass gerade flexible Arbeitszeitmodelle wie Gleitzeit mit Blockzeiten für Home Office geeignet sind. Um den Gesundheitsvorschriften zum Durchbruch zu verhelfen, muss die Arbeitgeberin den auswärtigen Arbeitsplatz prüfen zu können. Dazu sollte sich die Arbeitgeberin im Arbeitsvertrag die Zutrittsrechte vorbehalten, was nicht in jedem Fall ohne Weiteres gegeben sein dürfte (z.B. bei Co-Working Spaces mit personalisiertem Zugang).

Sozialversicherungsrechtliche Aspekte

Bei Arbeitnehmern mit Wohnsitz und Arbeitsort in der Schweiz bieten sich in dieser Hinsicht kaum Schwierigkeiten. Einzig die Abgrenzung von Berufs- und Nichtberufsunfälle lässt sich beim Home Office nicht in jedem Fall klar ziehen.

Besondere Beachtung verdienen hingegen die Arbeitsverhältnisse mit Bezug zum grenznahen Ausland der Schweiz, insbesondere mit der EU. Zwischen der EU und der Schweiz gilt das Ausschliesslichkeitsprinzip. Dies besagt, dass die Arbeitnehmer der Schweiz und der EU dem Sozialversicherungsrecht von nur einem Vertragsstaat unterstellt sein sollen. Die Folge davon ist, dass Arbeitnehmer mit einer Erwerbstätigkeit in zwei oder mehr Mitgliedstaaten der EU dem Sozialversicherungsrecht an ihrem am Wohnsitz unterstellt sind, sofern dort ein wesentlicher Teil der Arbeitszeit erbracht oder ein wesentlicher Anteil des Entgelts erwirtschaftet wird. Wesentlich ist ein Pensum ab 25 % der Gesamtarbeitszeit oder des total erwirtschafteten Entgelts. Bei Arbeitgeberinnen mit Sitz in verschiedenen Vertragsstaaten ist ebenfalls das Sozialversicherungsrecht am Wohnort des Arbeitnehmers anzuwenden.

Seit dem Inkrafttreten der neuen EU-Verordnung am 1. April 2012 gilt die vorgenannte 25 %-Grenze auch für die Tätigkeit im Home Office bei nur einer Arbeitgeberin. Aus diesem Grund sollte Arbeitnehmern mit ausländischem Wohnsitz Home Office nur im Umfang von maximal 25 % bewilligt werden. Bei Arbeitnehmern mit Wohnsitz in der Schweiz sollte sich die Arbeitgeberin für den Fall der Verlegung des Wohnsitzes des Arbeitnehmers ins Ausland das Recht vorbehalten, das Pensum im Home Office oder einem anderen auswärtigen Arbeitsplatz im Wohnsitzstaat einseitig auf maximal 25 % reduzieren zu dürfen.

Was gilt es beim mobilen Arbeitsformen noch zu beachten?

Während die Arbeitgeberin in ihren Räumen die Infrastruktur vollständig kontrolliert und auch bereitstellt, ist dies beim Home Office nicht oder nur bedingt der Fall. Gerade bei den heute stark computerbasierten Arbeiten kann der Arbeitnehmer seine Arbeit im eigens dafür eingerichteten Büro zu Hause oder eben auch am Küchentisch oder im Co-Working Space erledigen. In der Regel weicht die Infrastruktur zu Hause deutlich von jener am Arbeitsplatz bei der Arbeitgeberin ab. In technischer Hinsicht ist bis anhin festzustellen, dass insbesondere im Home Office eine deutlich weniger ausgereifte Sicherheitsinfrastruktur vorhanden ist. So fehlt es oftmals an einem sicheren drahtlosen Netzwerk, an Möglichkeiten, Akten wegzuschliessen, Antivirenprogrammen und Firewalls sowie auch ganz offensichtlichen Massnahmen wie Zugangskontrolle und verschlossene Türen.

Schliesslich ist der Home Office-Bereich in der Regel 24/7 zugänglich und damit deutlich länger den vorgenannten Risiken ausgesetzt. Besondere Beachtung verdient in diesem Zusammenhang die Umsetzung der datenschutzrechtlichen Pflichten gemäss schweizerischem und internationalem Datenschutzrecht (insbesondere auch der europäischen Datenschutz-Grundverordnung DSGVO). Die gleichen Risiken treten bei anderen Formen des mobilen Arbeitens in ähnlicher Form auf. Diesen Risiken kann die Arbeitgeberin mit ausreichenden Schulungen, Sensibilisierung der Arbeitnehmer, Überlassung eines Computers für ausschliesslich geschäftliche Zwecke sowie mit diesbezüglichen vertraglichen Bestimmung entgegenwirken.

In der Praxis ist es leider auch so, dass Verstösse gegen die Geheimhaltung im Home Office oder ausserhalb des Betriebs öfter vorkommen. So lässt der Mitarbeiter seinen Laptop im Zug liegen oder kopiert sich zu Hause vom Laptop oder gar dem Server sensible Daten. Die Kontrolle des Arbeitnehmers ist ausserhalb des Betriebes deutlich eingeschränkt, weshalb der Arbeitnehmer in der Vereinbarung darauf ausdrücklich hinzuweisen ist.

Welche Konsequenzen hat es, wenn die Server eines Unternehmens über das Home Office eines Arbeitnehmers gehackt werden? Der Arbeitnehmer ist für den Schaden, den er der Arbeitgeberin absichtlich oder fahrlässig zufügt, verantwortlich. Dabei kann es von Bedeutung sein, auf wessen Wunsch das Home Office oder der auswärtige Arbeitsplatz eingerichtet wurde. Die Risikoverteilung fällt eher zu Lasten der Arbeitgeberin aus, wenn diese das Home Office anregte oder dieses aus betrieblichen Gründen notwendig war und umgekehrt, wenn der Arbeitnehmer den Wunsch des Home Offices aufbrachte.

Grundsätzlich kann von der gesetzlichen Haftungsregelung nur zu Gunsten des Arbeitnehmers abgewichen werden. Verschärfungen oder Pauschalisierungen sind unzulässig. Ebenso die Pflicht des Arbeitnehmers, für die Kosten der Haftpflichtversicherung des Unternehmens aufzukommen. Entscheidend ist, dass die Arbeitgeberin prüft, ob ihre Haftpflichtversicherung Home Office ebenfalls abdeckt. Das Gleiche ist dem Arbeitnehmer im Hinblick auf seine Privathaftpflichtversicherung zu empfehlen.

Hat der Arbeitnehmer einmal keinen Zugriff auf den Server oder kann er seine Arbeit aus anderen Gründen nicht verrichten, so muss er dies umgehend der Arbeitgeberin anzeigen. Um längere Ausfälle zu vermeiden, kann sich die Arbeitgeberin in der Vereinbarung vorbehalten, dass die Arbeit im Betrieb fortzuführen ist oder die Ausfallzeit nachgeholt werden muss.

Schliesslich trifft die Arbeitgeberin auch für Arbeitnehmer mit Home Office eine Fürsorgepflicht. Sie ist verpflichtet, die Gesundheit ihrer Arbeitnehmer zu schützen. Dabei ist mitunter an übermässige Arbeitszeiten zu denken, welche einer von vielen Gründen für schwerwiegende Erkrankungen der Mitarbeiter (z.B. Burnout) sind. Deshalb muss die Arbeitgeberin auch im Home Office eine Arbeitszeiterfassung durchsetzen und prüfen, dass das Nacht- und Sonntagsarbeitsverbot eingehalten wird. Sollte der Arbeitnehmer dennoch krank werden, ist festzuhalten, dass auch im Home Office die Lohnfortzahlungspflicht bei Arbeitsunfähigkeit gilt.

Die Arbeitgeberin hat zu bedenken, dass am Arbeitsort ein Gerichtsstand für arbeitsrechtliche Klagen besteht. In internationalen Verhältnissen kann dies dazu führen, dass die Arbeitgeberin ihre Forderungen im Ausland gegen den Arbeitnehmer durchsetzen muss.

Beendigung von mobilen Arbeitsformen

Im Arbeitsalltag zeigt in der Regel erst ein praktischer Versuch, ob Home Office oder andere Formen des mobilen Arbeitens die Erwartungen des Arbeitnehmers als auch der Arbeitgeberin erfüllen. Aus der Praxis ist zu vernehmen, dass sich Arbeitnehmer im Home Office oftmals isoliert fühlen, weshalb die Leistung des gesamten Arbeitspensums im Home Office und ohne Arbeitsplatz im Betrieb selten ist. Für die Arbeitgeberin ist in der Regel entscheidend, dass der Arbeitnehmer an seinem auswärtigen Arbeitsplatz mindestens gleich leistungsfähig ist wie im Betrieb. Lassen sich diese Ziele aus welchen Gründen auch immer nicht umsetzen, ist zu prüfen, wie und auf welchen Zeitpunkt das Home Office beendet und der Arbeitnehmer wieder in den Betrieb integriert wird.

Gerade im Hinblick auf diese Unsicherheiten beim Home Office kann es für beide Parteien sinnvoll sein, das Home Office zu Beginn auf eine gewisse Dauer zu begrenzen oder zumindest Beendigungsmöglichkeiten zu vereinbaren. Auch ohne Regelung zwischen den Parteien im Hinblick auf die Beendigung können die Parteien das Home Office selbstverständlich jederzeit einvernehmlich beenden. Arbeitet der Arbeitnehmer ungeachtet des vereinbarten auswärtigen Arbeitsplatzes für längere Zeit wieder im Betrieb, so ist nur mit grosser Zurückhaltung ein stillschweigender Verzicht auf das Home Office anzunehmen. Machen es die anfallenden Arbeiten notwendig, dass der Arbeitnehmer für eine beschränkte Zeit seine Arbeit wieder im Betrieb verrichtet, so kann dies die Arbeitgeberin rechtzeitig anordnen, sofern diese Anordnung zumutbar und verhältnismässig ist.

Die Vereinbarung zwischen Arbeitnehmer und Arbeitgeberin sollte der Flexibilität dieser Arbeitsformen Rechnung tragen und gewisse situative Anpassungen zulassen. Ein möglicher Ansatz ist, dass sich die Parteien auf ein maximales Pensum einigen, welches im Home Office geleistet werden kann. So kann der Arbeitnehmer auf das Home Office verzichten, ohne dass eine Beendigung notwendig ist. Gleichzeitig bietet dies der Arbeitgeberin die Möglichkeit, das Home Office mittels Weisung einzuschränken.

Haben die Parteien keine Regelung vorgesehen, so bleibt lediglich das Mittel der Änderungskündigung respektive der Kündigung. Die einseitige Verweigerung des Home Offices durch den Arbeitnehmer kann gar dazu führen, dass er seine Arbeitsleistung nicht am vereinbarten Ort erbringt. Beendet wird das Home Office dadurch jedoch nicht.

Neben den Beendigungsmöglichkeiten sind auch die Beendigungsfolgen zu regeln. Sind beispielsweise gewisse Gegenstände lediglich für das Home Office zur Verfügung gestellt worden, so sind diese bei Beendigung zu retournieren. Weiter ist sicherzustellen, dass der Arbeitnehmer sämtliche Daten der Arbeitgeberin an seinem Home Office Platz löscht oder vernichtet. Schliesslich sollte bei Aufgabe des Home Offices auch die dafür geschuldete Entschädigung wegfallen und ein Arbeitsplatz im Betrieb bereitgestellt werden.

Fazit

Mit den modernen Arbeitsformen wie Home Office, Co-Working Spaces und Desk Sharing bieten sich sowohl für Arbeitgeberinnen als auch Arbeitnehmer neue Möglichkeiten, die vorhandenen Ressourcen effizienter zu nutzen. Solche Arbeitsmodelle bedingen Vertrauen und Flexibilität zwischen den Parteien. Um dies für beide Seiten transparent zu gestalten, ist der Abschluss einer Vereinbarung über den auswärtigen Arbeitsplatz zu empfehlen. Die wichtigsten Punkte einer solchen Vereinbarung sind: Arbeitsorte, notwendige Ausrüstung, Kostentragung, Arbeitszeit- und Gesundheitsbestimmungen sowie Beendigungsmodalitäten. Diese müssen wiederum mit dem Gesetz sowie den bereits bestehenden Arbeitsverträgen und internen Reglementen vereinbar sein. Die Arbeitgeberinnen und Arbeitgeber sind demnach gefordert, die Bedingungen für das mobile Arbeiten im gesetzlichen Rahmen selbst zu definieren und so die Attraktivität ihres Betriebs zu steigern.

Unsere Spezialisten im Arbeitsrecht unterstützen Sie dabei gerne.